2.17.1. Формирование и заполнение документа "Исполнение контракта"

ШтрафыОпубликовано 18.04.2023 · архивный материал

Материал из архива рубрики "Штрафы" (публикация 18.04.2023) описывает правила, которые действовали на момент публикации. Суммы, сроки и порядок с тех пор могли измениться, поэтому перед подачей документов проверьте актуальную редакцию закона на официальных ресурсах: Госуслуги, ФНС, Социальный фонд России.

Работа заказчиков организована через спецсистему под названием "Электронный бюджет". С ее помощью готовятся данные для последующей передачи в реестр контрактов. Подписание документации осуществляется ЭП. Есть несколько возможных вариантов. Первый - сделать скан-копии бумаг, позаботиться об их размещении в системе с подписью ЭП. Второй - сформировать электронную документацию и поставить цифровую подпись.

Обеспечение достоверности и полноты отправленных сведений ложится на плечи руководства контрактного отдела закупающей компании. Несоблюдение требований Федерального закона чревато наложением штрафных санкций в сумме 20 тысяч рублей. Это прописано в тексте статьи 7.31 КоАП РФ.

Данные о договорах появляются в реестре контрактов согласно правилам, указанным в Приказе Минфина № 113н. При подготовке данных для передачи в реестр контрактов по 44 ФЗ заказчик должен обозначить номер документа о приемке товаров. Нужно добавить и реквизиты этого документа.

В реестре контрактов следует указать:

объем приобретенных ТРУ;
в какой валюте оплачивались исполненные контрактные обязательства;
цену;
реквизиты платежной квитанции;
размер внесенной оплаты;
сумму излишков при переводе денег;
расторжение контрактных обязательств контрагента.

При использовании банковской гарантии с целью обеспечения исполнения обязательств по контракту, надлежит включить в реестр контрактов такие данные:

номер записи в реестре банковских гарантий;
размер суммы;
дату и номер сообщения банковского учреждения с отказом удовлетворить требования либо реквизиты платежной документации при выдаче БГ.

Какие преимущества для поставщика в реестре контрактов

Умение грамотно пользоваться реестром контрактов и изучать содержащиеся в нем сведения - ценный навык для поставщиков и тендерных специалистов. Информация дает возможность сформировать мнение о том, насколько благонадежным является заказчик. Также здесь содержатся полезные данные об уже проведенных закупочных процедурах, контрагентах конкретного заказчика. Так что можно получить подробно информацию о муниципальном учреждении и потенциальных конкурентах сразу.

Поставщикам следует научиться пользоваться РК, так как информационная база позволяет создать документ для подтверждения собственной благонадежности. Данные окажутся полезными при снижении поставщиком цены на четверть и более во время проведения тендера. Это станет доказательством того, что нет намерения демпинговать. Не менее важной информация окажется и в случае необходимости подтвердить благонадежность заказчика.

Согласно ч.2 ст.103 44-ФЗ в реестр контрактов включаются следующие документы и информация:

наименование Заказчика;
источник финансирования;
способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
дата подведения результатов определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта;
дата заключения контракта;
объект закупки, цена контракта и срок его исполнения, цена единицы товара, работы или услуги, наименование страны происхождения или информация о производителе товара в отношении исполненного контракта;
наименование, фирменное наименование (при наличии), место нахождения (для юридического лица), ФИО (при наличии), место жительства (для физического лица), ИНН поставщика (подрядчика, исполнителя) или для иностранного лица в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства аналог ИНН (подрядчика, исполнителя);
информация об изменении контракта с указанием условий контракта, которые были изменены;
копия заключенного контракта, подписанная усиленной электронной подписью Заказчика;
информация об исполнении контракта, в том числе информация об оплате контракта, о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, стороной контракта;
информация о расторжении контракта с указанием оснований его расторжения;
идентификационный код закупки;
документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
решение врачебной комиссии (в случае закупки лекарств).
иные информация и документы.

По сути, в реестр государственных и муниципальных контрактов Заказчиками вносится информация:

о заключении контракта;
об изменении контракта;
о расторжении контракта;
об исполнении контракта.

Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта

Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.

Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть - поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:

1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.

2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями - счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.

3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.

Сроки по направлению сведений и документов, подлежащих отражению в реестре контрактов

Заказчики осуществляют работу по направлению информации в следующие сроки:

в течение 3 рабочих дней, начиная с даты заключения контракта - данные по новому контракту (п. 1-7, 9, 12-13 указанного выше списка сведений и документов);
в течение 3 рабочих дней, начиная с даты внесения изменений в контракт, его расторжения или приемки товара - сведения по данным вопросам (п. 8, 10, 11, 13 указанного выше списка).

При положительном результате Казначейство должно:

разметить реестровую запись по контракту в ЕИС - 3 рабочих дня, начиная с даты получения от заказчика всех необходимых документов и сведений;
уведомить заказчика о создании реестровой записи и сообщить ее уникальный номер - 1 рабочий день с момента включения записи в реестр контрактов (уведомление происходит в электронном виде).

При отрицательном результате:

Казначейство направляет заказчику в электронном виде протокол с указанием на выявленные недочеты и основания, по которым полученные сведения не могут быть отражены в реестре контрактов - 3 рабочих дня с даты получения сведений от заказчика;
заказчик направляет недостающие сведения или документы в Казначейство - 1 рабочий день с момента получения протокола.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Реестр договоров - это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре.

Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами.

Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, "договор поставки" и "получение такой-то оргтехники для офиса").
Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, о. В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе "продлили до такого-то числа" или "продлили без указания числа". Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

Как передать сведения

Для передачи данных войдите в личный кабинет в системе "Электронный бюджет". Работа начинается в нажатия на ссылку "Реестр договоров". Затем нажмите на гиперссылку "Создать информацию о договоре".

После выбора организации можно воспользоваться формой поиска.

Для сохранения введённых данных нажмите "Сохранить". Для перехода к следующему блоку - "Далее". Чтобы ввести данные о поставщике - "Добавить".

После заполнения информации о поставщике надо нажать на кнопки "Завершить" и "Далее". Это позволит перейти к "Информации о предмете договора".

Для добавления информации в таблицу нажмите на "Добавить позицию в таблицу". Когда изменения внесены, нажмите на кнопку "Закрыть форму" и ответьте "Да" на вопрос о сохранении.

После этого можно прикрепить файлы.

Основные тезисы	Реквизиты документа	Скачать
Руководство пользователя по работе с реестром контрактов по 44-ФЗ	б/н от 12.04.2019
Руководство пользователя по работе с реестром договоров по 223-ФЗ	б/н от 27.02.2019
Как включать сведения о заключенных контрактах в реестр контрактов	Письмо Минфина № 24-06-06/10232 от 19.02.2018
Как выполнить обязанности по внесению информации и документов в реестр	Письмо Минфина № 24-06-08/69402 от 23.10.2017

Как найти нужный контракт в реестре?

Итак, для чего необходимо уметь искать информацию о контрактах в реестре?

Во-первых, как это следует из 4-го раздела настоящей статьи, здесь мы можем найти информацию обо всех контрактах интересующего нас Заказчика. Посмотреть с кем и на каких условиях эти контракты были заключены. Такая информация будет полезна поставщикам при проведении анализа Заказчика и потенциальных конкурентов.

Во-вторых, используя информацию, размещенную в реестре контрактов, поставщик может подготовить справку о своей добросовестности. Эта справка необходима в том случае, когда предложенная цена участника закупок снижена им в ходе торгов более чем на 25% (антидемпинговые меры). Подробнее об антидемпинговых мерах написано в этой статье.

Попав на страницу с реестром, вы можете ввести в поисковую строку номер реестровой записи контракта, идентификационный код закупки или наименование Заказчика и нажать по пиктограмме с изображением лупы в правой части поисковой строки.

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Реестры контрактов и договоров - это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство России. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором - о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. Подавать эти данные обязаны заказчики. Рассказываем, как это сделать по новым правилам, которые действуют с 01.07.2018.

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый - это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как сделать запись в реестре контрактов

Если сделка осуществлена по 44 ФЗ, заказчик передает сведения о ней в Федеральное казначейство через систему "Электронный бюджет". Работу необходимо начинать с кнопки "Сформировать информацию о контракте"

Во вкладку "Общая информация" необходимо вносить сведения об основании для подписания контракта, сведений о заказчике и общие данные.

Программа позволяет искать и выбирать из существующего списка, для этого используйте кнопку "Найти". Если поиск делать в личном кабинете, то результаты отображаются с учетом информации об организации. Например, можно найти уполномоченный орган для компании.

Выбор параметра "Закупка у единственного поставщика" покажет только такие закупки. Среди всех результатов поиска можно выделить нужную позицию и нажать "Выбрать". Но позицию можно выбрать только одну.

После указания номера извещения, все поля заполнятся автоматически. Редактировать их нельзя. Если конкурс признан несостоявшимся, то система позволяет перенести его в контракты с единственным поставщиком. Для этого во вкладке "Общие данные" заполните поле "Основание заключения контракта с единственным поставщиком".

Если в закупке несколько лотов, а несостоявшимся признан только один, то для каждого лота можно указать свою информацию.

Ответственность за несвоевременное внесение сведений и невнесение сведений в реестр контрактов для заказчика назначается в соответствии с положениями статьи 7.31 Кодекса об административных правонарушениях.

В соответствии с положениями части 2 данной статьи заказчик в лице его контрактного управляющего или сотрудника подвергается наказанию в виде назначения штрафа в размере двадцати тысяч рублей за один выявленный факт нарушения.

В том случае, если такое нарушение было выявлено, контролирующий орган при обращении в суд инициирует процедуру административного рассмотрения допущенного правонарушения и назначения в виде штрафа.

Кроме того, контролирующие органы вправе инициировать внеплановые проверки в адрес таких заказчиков для того, чтобы выявить другие возможные нарушения . Такие проверки могут проводиться по различным основаниям, но предупредить о них заказчика представители контролирующих органов обязаны.

Еис - установка, настройка, устранение ошибок - техподдержка

Установка и настройка ЕИС часто сопровождается огромным количеством трудностей. Не удивительно, ведь всё что имеет "государственное происхождение" не редко работает кое-как и с огромным количеством проблем. Мы же профессионально занимаемся тем, что помогаем это "кое-как" исправить на "хорошо и стабильно".

Есть несколько типов клиентов исходя из уровня задач:

"У нас вообще ничего нет, но нужно всё настроить, получить и т.д." - клиент, который только начинает свой путь в работе с ЕИС.
"У нас всё установлено, но вот ещё нужно" - клиент, который сам в чём-то смог разобраться, но дальше не смог.
"У нас всё установлено, всё работает, но выдаёт ошибку" - клиент, который уже стал счастливым обладателем этой прекрасно работающей системы закупок.

Для всех категорий клиентов у нас есть решение и возможность помощи, для получения которой необходимо просто позвонить и вызвать специалиста.